Unternehmen investieren viel Zeit in Produkte, Strukturen und strategische Initiativen. Auffällig wenig Zeit fliesst jedoch in die professionelle Vorbereitung von Verhandlungen – obwohl gerade dort die wirtschaftlich entscheidenden Weichen gestellt werden und häufig der grösste finanzielle Hebel liegt. C-Level-Teams sind oft überzeugt, aufgrund ihrer Erfahrung schnell und intuitiv handlungsfähig zu sein. In vielen Alltagssituationen trifft dies zu. In anspruchsvollen, finanziell bedeutenden oder politisch sensiblen Verhandlungen reicht Intuition jedoch nicht aus. Hier entscheidet die Qualität der Verhandlungsvorbereitung darüber, ob Kosten reduziert, Margen stabilisiert oder Umsatzpotenziale gesichert werden können – kurzum: es geht um Kohle!

Ein solches Beispiel erlebte ich kürzlich bei einem KMU, das eine anspruchsvolle Preiserhöhung durchsetzen wollte. Wenige Tage vor der Verhandlungsrunde eskalierten interne Diskussionen. Das Führungsteam fühlte sich grundsätzlich vorbereitet: Die Argumente waren dokumentiert, Marktvergleiche lagen vor und die Präsentation war erstellt. Trotzdem zeigte sich in der letzten Abstimmung, dass die Geschäftsleitung keine gemeinsame Linie verfolgte. Auf Nachfrage, wie sie reagieren wollen, falls die Gegenseite die Preiserhöhung strikt ablehnt, entstand ein Moment der Stille. Jeder im Raum hatte eine andere Vorstellung davon, was noch akzeptabel wäre. Genau diese Unklarheit ist der Kern vieler Probleme und sie wird später am Verhandlungstisch sichtbar.

Aus der Arbeit mit Führungsteams zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: Verhandlungen scheitern selten an mangelnder Schlagfertigkeit oder fehlenden Argumenten, sondern an fehlender Struktur in der Verhandlungsvorbereitung.

Viele Verhandlungen scheitern, bevor das erste Wort gesprochen ist

Dies betrifft keineswegs nur kleinere Unternehmen – selbst internationale Konzerne ringen mit Zielkonflikten, divergierenden Erwartungen, inkonsistenten Signalen und einer fehlenden gemeinsamen Vorstellung darüber, wie eine Verhandlung geführt werden soll.

Der INCS Negotiation Canvas bietet hier einen klaren Rahmen, um die Vorbereitung systematisch zu gestalten und als Team geschlossen aufzutreten. Aspekte wie Zielsetzung, Interessen, Alternativen, Barrieren und Kriterien werden übersichtlich strukturiert und ermöglichen eine präzise Auseinandersetzung mit allen zentralen Vorfragen. Viele Teams erkennen erst im Verlauf dieses Prozesses, wie viele Punkte intern ungeklärt sind – und wie riskant es wäre, ohne diese Klarheit in eine wirtschaftlich relevante Verhandlung zu gehen.

Wenn unterschiedliche Vorstellungen darüber existieren, was ein «gutes Ergebnis» ist, entsteht am Verhandlungstisch ein Spannungsfeld. Es zeigt sich in unklaren Signalen, widersprüchlichen Aussagen oder mangelnder Bereitschaft, vereinbarte Schritte intern mitzutragen. Genau diese Inkonsistenzen machen professionelle Verhandlungsbegleitung so wertvoll – nicht erst während der Verhandlung, sondern besonders in der Phase davor.

Einordnen, bevor man handelt: die Zielsetzung

Professionelle Verhandlungsvorbereitung beginnt nicht mit Argumenten, sondern mit einer grundlegenden Frage: Was wollen wir wirklich erreichen? Und das nicht vage, sondern präzise:

• Welche Ziele sind zwingend?

• Welche wären wünschenswert?

• Was wäre zwar nett, aber verzichtbar?

Viele Führungsteams sind überrascht, wie selten diese Differenzierungen intern vorgenommen werden. Besonders in Verhandlungen mit langfristigen Auswirkungen – etwa mit strategischen Kunden, Lieferanten oder Partnern – ist eine klare Priorisierung entscheidend. Ziele, die nicht eindeutig definiert sind, führen fast zwangsläufig zu Unsicherheit, sobald Druck entsteht oder unerwartete Szenarien auftreten. Auch hier bietet der INCS Negotiation Canvas eine klare Orientierung.

Wer sein Verhandlungsprofil kennt, kann sich optimal auf schwierige Szenarien vorbereiten

ZOPA, Alternativen und der realistische Handlungsspielraum

Ein weiterer zentraler Schritt ist die Bestimmung des Verhandlungskorridors – der sogenannten ZOPA (Zone of Possible Agreement). Was theoretisch klingt, ist in der Praxis ein sehr konkretes Führungsinstrument. Nur wenn klar ist, welche Grenzen realistisch sind, entsteht Sicherheit im Team.

Ebenso entscheidend ist die Definition der eigenen Alternative (BATNA – Best Alternative to a Negotiated Agreement). Wer keine Alternative hat, verhandelt zwangsläufig schwach. In der Praxis begegnen mir immer wieder Führungsteams, die ohne realistischen Plan B in kritische Gespräche gehen. Dies führt zu unnötigen Zugeständnissen oder zu überhasteten Entscheidungen, wenn die Gegenseite eine harte Linie fährt.

Der INCS Negotiation Canvas zwingt dazu, diese strategischen Grundlagen sauber auszuarbeiten und den eigenen Handlungsspielraum realistisch einzugrenzen.

Interne Vorverhandlungen: das ungeliebte, aber entscheidende Element

Viele Verhandlungen scheitern nicht an der Gegenseite, sondern an den eigenen Strukturen. Wie stark interne Abhängigkeiten, Zielkonflikte oder unausgesprochene Erwartungen das Ergebnis beeinflussen, zeigt sich in der praktischen Arbeit mit Führungsteams immer wieder.

Ein mittelständisches Produktionsunternehmen erlebte diesen Spagat vor einer zukunftsentscheidenden Verhandlung so: Während der CEO eine langfristige Partnerschaft anstrebte, fokussierte der CFO vor allem auf kurzfristige Kostenentlastungen. Die Vertriebsleitung wiederum wollte den Kunden unbedingt halten und war bereit, weitreichende Zugeständnisse zu machen. Ohne eine vorgängige Klärung dieser Spannungen wäre die Verhandlung zwangsläufig in eine unklare Richtung gelaufen – mit entsprechendem wirtschaftlichem Risiko.

Interne Vorverhandlungen bringen solche Unterschiede ans Licht und ermöglichen es, eine gemeinsame Position zu entwickeln. Dieser Schritt verhindert spätere Unklarheiten, widersprüchliche Signale, ungewollte Zusagen oder finanzielle Folgen. Die entscheidenden Gewinne oder Verluste einer Verhandlung entstehen nicht im Gespräch, sondern in der Klarheit davor.

Der INCS Negotiation Canvas bildet alle Elemente einer professionellen Verhandlungsvorbereitung ab